Deutsche Bahn

Basisinformationen zur Lieferantenqualifizierung

Hier erhalten Sie alle Basisinformationen zur Lieferantenqualifizierung. Dies umfasst sowohl Grundsätze, wie die Gültigkeit der Lieferantenqualifizierung als auch Begriffserläuterungen und Hinweise zu Besonderheiten.

Unternehmen starten den Qualifizierungsprozess eigeninitiativ im Bereich Lieferantenregistrierung des Lieferantenportals der Deutschen Bahn AG durch die Registrierung als Lieferant. 

Im Rahmen der Registrierung wählen Sie die Warengruppen (Produkt- und Leistungsspektrum) aus, in denen Sie die Deutsche Bahn AG beliefern möchten. Die Lieferantenqualifizierung erfolgt nach erfolgreicher Registrierung.

Lieferanten werden in der Regel im Rahmen einer konkreten Vergabe für eine bestimmte Warengruppe qualifiziert. Ob Ihr Unternehmen die grundsätzliche vergaberechtliche Eignung zum potenziellen Vertragspartner der Deutschen Bahn hat, wird nach den Kriterien Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Compliance geprüft. Erfüllt ein Lieferant nach Prüfung durch den Warengruppenverantwortlichen die Kriterien einer Warengruppe und werden ggf. notwendige unternehmens- und fachspezifische Auskünfte erbracht, nehmen wir den Lieferanten in den Pool potenzieller DB-Vertragspartner für diese Warengruppe für einen Zeitraum von 48 Monaten auf. 

Grundsätzlich können Lieferanten für mehrere Warengruppen qualifiziert werden. Nach einer erfolgreichen Lieferantenqualifizierung - also Prüfung des Lieferanten durch den Warengruppenverantwortlichen - erhält der Lieferant den Warengruppenstatus "Eignung festgestellt". Vorsorglich weisen wir darauf hin, dass aus der Aufnahme in den Lieferantenpool des DB-Konzerns weder ein direkter Rechtsanspruch auf Teilnahme an einem Bieterverfahren oder auf Berücksichtigung im Rahmen von Vergaben noch auf einen Auftrag entsteht.

Eine spezielle, formellere Form der Lieferantenqualifizierung ist –  unabhängig von einem konkreten Vergabeverfahren – die Einrichtung und Verwaltung eines Prüfungssystems gemäß § 48 Sektorenverordnung (SektVO) zur Überprüfung der Eignung potenzieller Bewerber (Präqualifikation). Diese wird für ausgewählte Lieferungen/Leistungen durchgeführt. Im Falle einer erfolgreichen Präqualifikation erhält der Lieferant den Status "Präqualifiziert" in der jeweiligen Warengruppe.

In Leistungsbereichen, in denen ein Qualifizierungssystem gemäß §48 SektVO („Präqualifikationsverfahren“) eingerichtet ist, können präqualifizierte Lieferanten als geeignet für den jeweiligen Leistungsbereich gelten, soweit nicht noch weitere vergabespezifisch festgelegte Eignungskriterien hinzukommen.

Die Lieferantenqualifizierung ist Bestandteil des Lieferantenmanagement der DB AG. Dessen Ziel ist eine optimale Lieferantenauswahl auf Basis objektiver Ergebnisse aus der Lieferantenqualifizierung, -bewertung und –entwicklung unter Berücksichtigung vergabe- und zuwendungsrechtlicher Aspekte.
Die Lieferantenqualifizierung dient dazu, die Mindesteignung der Lieferanten zur Lieferung/Leistung in Warengruppen des DB Konzerns zu prüfen.

Die Prüfung erfolgt in der Regel im Rahmen einer Vergabe.

Bei einer spezifischen Lieferantenqualifizierung, wie dem Präqualifikationsverfahren, entstehen Ihnen Kosten. Detaillierte Informationen erhalten Sie über unsere Lieferantenhotline und im Rahmen der Lieferantenregistrierung. Unabhängig von der Lieferantenqualifizierung können weitere Kosten z.B. für Audits und Zertifizierungen (z.B. HPQ) der DB-Qualitätssicherung für Lieferanten in einzelnen Warengruppen entstehen.

Ein Präqualifikationsverfahren ist ein Prüfungssystem nach  §48  SektVO und kann unabhängig von einem konkreten Vergabeverfahren eingerichtet und angewendet werden. Durch das Präqualifikationsverfahren kann die Eignungsprüfung in einem konkreten Vergabeverfahren ersetzt bzw. verkürzt werden, da es für Beschaffungsvorgänge als Aufruf zum Wettbewerb genutzt werden kann. Es gleicht daher einem vorgeschalteten vergabeunabhängigen Teilnahmewettbewerb. Die Prüfung im Rahmen des Präqualifikationsverfahrens umfasst eine Bewertung, ob das jeweilige Unternehmen generell zur Ausführung bestimmter Leistungen geeignet ist. Schließen sich später konkrete Vergabeverfahren an, so muss die DB AG die Eignung vorab geprüfter Unternehmen nicht erneut prüfen. Die Prüfkriterien können über diejenigen der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit hinausgehen und müssen einen konkreten Bezug zu den anstehenden Aufträgen aufweisen. Hierbei kann die DB AG je nach Komplexität der jeweiligen Materie diverse Prüfungs- oder Qualifikationsstufen  einrichten. Die von der DB AG eingerichteten Präqualifikationsverfahren werden EU-weit veröffentlicht.

Kleinunternehmen: 
Für Einzelunternehmen (z.B. e.K.) ist die Angabe einer DUNS-Nummer im Rahmen der Lieferantenregistrierung nicht zwingend erforderlich. Kleingewerbetreibende (Alle natürlichen Personen und kleine Unternehmen, die nicht dem § 1 Abs. 2 HGB unterliegen und somit nicht im Handelsregister geführt sind) tragen bitte anstatt der DUNS-Nr. "KleinGW" im entsprechenden Feld ein.


Großkonzerne: 
Im DB-Konzern wird pro Unternehmen (eigener Rechtsmantel, eigene DUNS-Nummer) nur ein Kreditor geführt. Für die Lieferantenqualifizierung bedeutet das, dass für eine Niederlassung (z.B. Niederlassung Norddeutschland) keine eigene Lieferantenqualifizierung nötig und möglich ist.

Tochterunternehmen mit eigenem Rechtsmantel müssen sich bei Interesse selbst qualifizieren.

Die im Qualifizierungsprozess anzugebenden Daten sollen sich immer auf das sich qualifizierende Unternehmen beziehen. Sollte es sich um ein Tochterunternehmen handeln, sind z.B. bei Umsatzzahlen, Anzahl Mitarbeiter usw. nicht die Zahlen des Gesamtkonzerns, sondern die des Tochterunternehmens anzugeben.

Die herstellerbezogene Produktqualifikation (HPQ) ist Teil der Qualitätspolitik der Deutschen Bahn AG und besteht aus einer Betriebsbewertung und der Untersuchung von Produkten in einem externen Prüflabor (DIN EN ISO/IEC 17025).
Nähere Informationen finden Sie in folgendem Dokument:

Warengruppen mit gleichen Lieferantenqualifizierungsanforderungen werden in Produktkategorien zusammengefasst.


Prozessablauf

Hier erhalten Sie einen Überblick über den Prozessablauf der Lieferantenqualifizierung. Des Weiteren erhalten Sie vertiefende Informationen zum Einstieg in den Prozess und zu den Prozessvarianten der Lieferantenqualifizierung .

Unternehmen starten den Qualifizierungsprozess eigeninitiativ im Bereich Lieferantenregistrierung des Lieferantenportals der Deutschen Bahn AG durch die erfolgreiche Registrierung als Lieferant. Im Rahmen der Registrierung wählen Sie die Warengruppen (Produkt- und Leistungsspektrum) aus, in denen Sie die Deutsche Bahn AG beliefern möchten. Ob Ihr Unternehmen die grundsätzliche vergaberechtliche Eignung zum potenziellen Vertragspartner der Deutschen Bahn hat, wird nach den Kriterien Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Compliance in der Regel im Rahmen der Vergabe geprüft.

Prozessdarstellung_Lieferanten

Im Rahmen der Registrierung auf unserem WebPortal, wählt Ihr Unternehmen die Produktkategorie(n) aus, für die es sich um eine Lieferantenqualifizierung bewerben möchte.

Zur Bestätigung des Registrierungsantrages und der Übernahme ggf. für Sie entstehender Kosten bekommt Ihr Unternehmen eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zu Ihrer ausgefüllten Registrierung.
Die eingegebenen Daten müssen dort ein weiteres Mal durch Sie bestätigt werden. Alternativ kann die Registrierung in dem Schritt durch Ihr Unternehmen abgebrochen werden - damit würden Ihre Daten gelöscht.

Nach erfolgreicher Bestätigung der Lieferantenregistrierung durch Ihr Unternehmen und der Prüfung Ihrer Angaben, erhält Ihr Unternehmen eine E-Mail mit einem Link zum Fragebogen der ausgewählten Produktkategorie. Je Produktkategorie bekommen Sie eine gesonderte E-Mail mit entsprechendem Link.
Dieser Fragebogen muss vollständig online beantwortet und abgesendet werden. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit Upload-Links zum Hochladen von Nachweisdokumenten.
Im nächsten Schritt werten wir Ihre Angaben in den Fragebögen und die Nachweisdokumente aus.
Sind alle Dokumente plausibel und vollständig, wird Ihr Unternehmen per E-Mail aufgefordert die konkreten Produkte/Leistungen (Warengruppen) auszuwählen, für die Sie sich innerhalb der Produktkategorie qualifizieren möchten.
Im Anschluss muss Ihr Unternehmen warengruppenspezifische Referenzen ins System hochladen.
Nach finaler Prüfung Ihrer Referenzen erfolgt die Entscheidung über die Qualifizierung.

Das Ergebnis erhält Ihr Unternehmen mit einer Lieferantenqualifizierungsbescheinigung per E-Mail.

In den Warengruppen, für die Sie keine Qualifizierung erhalten haben, können Sie frühestens in sechs Monaten erneut eine Qualifizierung beantragen.
Nach erfolgreicher Lieferantenqualifizierung befindet sich Ihr Unternehmen im Pool potenzieller Vertragspartner.

Vorsorglich weisen wir darauf hin, dass aus der Aufnahme in den Lieferantenpool des DB-Konzerns weder ein direkter Anspruch auf Teilnahme an einem Bieterverfahren noch auf einen Auftrag entsteht.

Darüber hinaus behalten wir uns im Vorfeld einer Beteiligung an einem Bieterverfahren die Einholung weiterer ggf. aktualisierter Dokumente vor.

Zusammenspiel Lieferantenqualifizierung elektr. Vergabeplattform

Die Lieferantenregistrierung und -qualifizierung sind der Einstieg in das Lieferantenmanagement der DB AG und sind Voraussetzung für die Teilnahme an Vergabeverfahren bei der DB AG. Dabei ist es unbedeutend, ob die Vergabe über die elektronische Vergabeplattform der DB AG erfolgt oder auf herkömmlichen Wege.


Qualifizierte Unternehmen haben jederzeit die Möglichkeit, ihre Lieferantenqualifizierung auf zusätzliche Warengruppen zu erweitern.

Eine Requalifizierung ist die Verlängerung der Lieferantenqualifizierung in der jeweiligen Warengruppe.

Dazu muss Ihr Unternehmen rechtzeitig vor Ablauf der Lieferantenqualifizierung (diese ist grundsätzlich befristet) einen Antrag auf Requalifizierung stellen.
Das Vorgehen erfolgt analog  der erstmaligen Lieferantenqualifizierung. Ihr Unternehmen stellt mit der Registrierung auf unserem WebPortal den Antrag auf Requalifizierung in der betreffenden Produktkategorie.


Downloads

Hier finden Sie weitere wichtige Dokumente zur Lieferantenqualifizierung.  Dies umfasst z.B. die DB Qualifizierungsbedingungen, Datenschutz, Präqualifikationssysteme (PQ) und die herstellerbezogene Produktqualifzierung (HPQ).

Downloads

1. Verzeichnis präqualifizierte Unternehmen Fachplanung Förder- und Maschinentechnik Personenverkehrsanlagen

2. Präqualifikation 598_001 - Fachplanung Förder- und Maschinentechnik Personenverkehrsanlagen:  

Verfahrensregeln  PDF | 372,3 KB
Antrag  DOCX | 22,7 KB

3. Präqualifikation 598_001 - Fachplanung Förder- und Maschinentechnik Personenverkehrsanlagen: 

Prüfkategorie 1  PDF | 392,9 KB

4. Präqualifikation 598_001 - Fachplanung Förder- und Maschinentechnik Personenverkehrsanlagen: 


Downloads

Die beabsichtigte Bildung einer Antragsteller-Gemeinschaft ist durch alle Mitglieder und gemeinsam unter Benennung des Antragszieles (Kategorie/Warengruppe) vor Registrierung verbindlich zu erklären.
Zusendung dieser Erklärung(en) bitte an: LMPQ@deutschebahn.com

DSWT Bewertungsmatrix  PDF | 687,2 KB
DSWT Fragebogen Stufe 1  PDF | 188,0 KB
DSTW Fragebogen Stufe 2  PDF | 1,2 MB
Infoblatt Prüfsysteme  PDF | 69,9 KB
Die zum genannten Datum eingestellte Liste ist unverbindlich und dient lediglich der Information. Die präqualifizierende Stelle der Deutschen Bahn AG führt verbindliche tagesaktuelle Verzeichnisse der präqualifizierten Unternehmen. Die Inhalte der hier eingestellten Liste können von den Inhalten des v.g. tagaktuellen Verzeichnisses abweichen. Ein Rechtsanspruch kann daraus nicht abgeleitet werden.